5 consejos para aumentar la productividad de tu negocio online

Pasar a trabajar por cuenta propia tiene muchísimas ventajas de las que hablamos a menudo: eres tu propio jefe, tú decides cuándo, tienes libertad de horarios y localización… Pero al principio estos beneficios pueden superarnos y es habitual no saber enfocar tanta libertad y que no seamos nada productivos. Ser tu propio jefe se traduce en que no tienes una lista de tareas; “tú decides cuándo” se convierte en “¿por qué son las 11 de la mañana y aún no he hecho nada?” y tu libertad de horarios y localización puede terminar contigo trabajando en pijama en el salón a las 9 de la noche.

Para evitar esto y que los beneficios de trabajar por cuenta propia que tanto perseguimos sean eso, beneficios, debemos establecer unas normas para ser más productivos. Ahora no hay nadie que nos diga qué hacer o cuándo, pero la buena noticia es que lo decidimos nosotros.

Para que no te agobies y este tránsito a la vida de autónomo sea mucho más fácil, hoy te traigo cinco consejos para aumentar tu productividad y crear buenos hábitos.

 

1. Ponte un horario laboral.

 

Quizás uno de los motivos por los que dejaste tu trabajo por cuenta ajena fue sus horarios estrictos. A lo mejor querías tener más libertad para decidir cuándo entrar y salir del trabajo y configurar tu día como mejor te viniese. Genial, la verdad es que esta es una de las cosas que más me gusta de trabajar por cuenta ajena, pero esto no significa no tener ningún horario en absoluto.

Te recomiendo que fijes un horario laboral que te convenga. A lo mejor los lunes y miércoles es distinto a los martes y jueves, porque vas al gimnasio o tus hijos salen más tarde de sus actividades. No hay ningún problema, pero intenta establecer un horario semanal que sea más o menos fijo.

¿Por qué? Hay varios motivos:

Trabajarás las horas que te corresponden y no todas las que tiene el día. Al iniciar un proyecto, siempre hay cosas que hacer. Y cuando digo siempre, es siempre: podrías trabajar sin dormir durante varias semanas, ¿verdad? Bueno, esto no puede ser, porque dejarías de ser productivo y el proyecto te acabaría quemando. Por eso, es buena idea ponerse un horario laboral normal (7-8 horas al día). Establece las pausas cuando mejor te convenga y empieza y termina la jornada cuando te venga bien, pero intenta no sobrepasar este límite.

¿Tienes puntualmente una tarea o proyecto que tiene que salir sea como sea y debes dedicarle más tiempo? De acuerdo. No pasa nada si algunos días o en algunas épocas necesitas trabajar más horas de las recomendables, pero que no se convierta en un hábito.

Descansar es tan importante para la productividad como trabajar.

Otro motivo es la gente con la que trabajas. Sean tus alumnos, compañeros o el chico que te hace la web, todos deben conocer tu horario de trabajo. Así se acostumbrarán a no contactar contigo fuera de ese horario o, por lo menos, verán lógico que no les contestes hasta el día siguiente. Esto te ayudará mucho a desconectar del trabajo en tu tiempo de ocio y a descansar.

Si no estableces un horario y se lo dejas claro a la gente que te rodea, te verás obligado a contestar a mensajes y llamadas cada vez que entren y nunca dejarás de trabajar.

 

2. Un espacio para cada cosa.

 

Crea un espacio de trabajo y úsalo solo para eso: para trabajar. Para descansar adecuadamente, es importante que la mente desconecte del trabajo. Para eso, es fundamental separar los espacios donde trabajas y descansas.

No es necesario que tengas una habitación entera de la casa dedicada a tu despacho (aunque sería lo ideal), pero sí dedicar al menos un espacio de una habitación para trabajar. Pon un escritorio en la habitación que mejor te venga y mantén ahí tus cosas de trabajo: ordenador, bolis, libretas, calendario, material para tus clases… Todo lo necesario para trabajar tiene que estar ahí y es mejor no tenerlo en otro lugar. Esto te ayudará a organizarte y tu mente no se verá obligada a ver objetos que le recuerden al trabajo por todas partes.

Un consejo: si vas a poner tu escritorio en el salón o el dormitorio, intenta colocarlo en un lugar que no veas directamente cuando estés sentado en el sofá o tumbado en la cama. Cuando estés descansando es mejor no tener delante tus obligaciones, o no descansarás.

Si tu habitación es cuadrada o no hay manera de “esconder” el escritorio, puedes separar ambientes con un biombo, una estantería o unas plantas grandes. Cualquier cosa que evite que veas tu lugar de trabajo mientras te relajas.

Del mismo modo, si tienes un despacho para trabajar, es mejor que evites hacer allí cualquier otra actividad. Así que lee, escucha música o haz manualidades en otro espacio de la casa y verás que desconectas mucho más.

Esto nos lleva al siguiente punto.

 

 

3. Duerme y descansa lo suficiente.

 

Es imposible ser productivo si te levantas por la mañana como si no hubieses dormido nada. Descansar es fundamental para concentrarse y trabajar bien. Si no duermes las horas necesarias, tu trabajo será mucho menos eficiente y terminarás trabajando muchas más horas de las que necesitarías si hubieses descansado bien.

Descansar no solo significa dormir, también desconectar. Por mucho que te apasione tu proyecto e incluso si lo consideras tu “hobby”, debes dedicar tiempo para hacer otras cosas: practica otras aficiones, queda con tus amigos o familiares y, en definitiva, haz cualquier actividad que te haga desconectar y relajarte. Así, al día siguiente cogerás el trabajo con las pilas cargadas y lleno de ideas.

Lo ideal es que dediques cada día al menos media hora a una actividad que te guste y te ayude a desconectar. Puedes ver una serie, dar un paseo, leer, hacer teatro, ir a un concierto, salir a cenar, ir al cine, salir a correr, hacer manualidades, hacer fotos, ver la tele… Cualquier cosa que te haga feliz y te ayude a desconectar.

 

4. Planifica el día (la semana y el mes).

 

Hay miles de artículos en blogs y métodos que te ayudan a planificar tu día para tener una jornada productiva, pero a menudo se olvidan de una parte muy importante: tener una visión global.

Por eso yo te recomiendo que no solo planifiques tu día, sino también la semana y el mes. Para eso es muy efectivo el método bullet journal del que encontrarás muchísima información en internet y grupos de Facebook. Este método propone usar un cuaderno de planificación.

Al inicio del cuaderno tenemos una página con una vista de seis meses en la que escribimos eventos en el futuro para los que ya tenemos una fecha exacta (p. ej.: 9 de abril, congreso de profesores ELE).

Después, cuando empieza el mes, dejas dos páginas para cada mes. En la primera página, tenemos un calendario mensual donde vamos escribiendo eventos o citas con una fecha fija (p. ej.: 23 de febrero, cita con el dentista a las 18:30). En la segunda página, establecemos los objetivos o tareas para el mes que no tienen una fecha fija, pero sabemos que queremos terminar ese mismo mes (p. ej.: contactar con diseñador web).

Después, tenemos una página para la semana actual, en la que establecemos los objetivos y tareas de esa semana. Puedes organizar la página como quieras: dividir el espacio para tareas de casa y del trabajo o para tareas con fecha y sin fecha, por ejemplo.

En la vista semanal, pondremos las tareas pendientes que tenemos que terminar esa semana. Por ejemplo:

• martes 14: nuevo post en el blog.
• terminar esta semana la página de política de cancelación.
• llamar al banco para preguntar por la tarjeta.

Después, escribiremos cada día las tareas pendientes que tienen que terminarse durante esa jornada laboral.

Así incluimos las tareas mensuales en la vista semanal y distribuiremos las tareas de la lista semanal en los cinco días de la semana. De esta manera, evitamos tener tareas pendientes que se extiendan durante semanas y meses, porque todas ellas están agendadas y tienen una fecha límite.

Desde que uso este método, mi productividad ha aumentado muchísimo y no tengo tareas pendientes que se extienden en el tiempo. Además, no se me olvida nada, porque en cuanto aparece una tarea nueva, tengo un lugar donde apuntarla.

Por supuesto, si no te gusta escribir en cuadernos o, simplemente, no quieres dedicar tu tiempo a esto, puedes adaptar este método a tu ordenador. Prueba a hacerlo con aplicaciones como Trello, Evernote o el mismo calendario de Google. También funcionará.

 

5. Controla tu tiempo.

 

Si, a pesar de planificar, sigues procrastinando, perdiendo mucho tiempo en algunas cosas y dedicándole muy poco a otras, te animo a que controles tu tiempo. Esto solo será necesario al principio, pues cuando crees buenos hábitos, perderás menos tiempo y no necesitarás revisar en qué has empleado tu jornada laboral. Controlar el tiempo es muy buena idea para las personas que empiezan a trabajar por cuenta propia.

Hay muchas aplicaciones y métodos para controlar el tiempo y técnicas muy populares como Pomodoro o GTD. Te recomiendo que pruebes varias hasta que encuentres la que mejor te venga. Cada persona es un mundo y no a todos nos viene bien lo mismo. Por ejemplo, la técnica Pomodoro es muy popular y encontrarás muchos artículos elogiándola, pero a mí no me funciona bien, así que no la uso. Prueba varias y quédate con la que más cómodo te sientas.

Si para empezar solo quieres controlar en qué empleas tu tiempo, te recomiendo que utilices Toggl: es una aplicación gratuita en la que vas registrando cada actividad que realizas y ella va midiendo tu tiempo. Al final de la semana recibes un informe en el que puedes ver cuánto tiempo has dedicado a cada cosa.

Si estás empezando a trabajar por tu cuenta y te cuesta mucho ser productivo, te recomiendo que apuntes en Toggl absolutamente TODO, incluidas las pausas, el tiempo que pasas en Facebook, los descansos, el tiempo de comer, cuando contestas una llamada o respondes a un email.

Así podrás ver fácilmente si dedicas demasiado tiempo a alguna tarea en particular o si esos “cinco minutitos” en Facebook se convierten siempre en 20, y podrás tomar medidas para solucionarlo.

 

Espero que estos consejos te ayuden a ser más productivo y empezar a organizar mejor tu trabajo. Como en todo, al principio cuesta acostumbrarse y lleva algo de tiempo. Simplemente hay que tener paciencia e ir viendo qué se adapta mejor a nosotros.

Además, ¡no te vuelvas loco! Habrá días que seas más productivo y otros en los que no lo seas tanto. Es normal y no pasa absolutamente nada. No somos máquinas, somos personas y es normal tener algunos días más flojos que otros.

Si estos consejos te ayudan, cuéntamelo en los comentarios. Yo siempre estoy buscando trucos y nuevos métodos para mejorar la productividad. Me gusta probarlos todos, así que si hay alguno que te funcione bien, cuéntamelo. Estaré encantada de leerte.